Planner Pro: Wallet-Pass für Gäste & Crew

Mit dem Wallet-Pass liegt die Hochzeit deiner Kunden direkt in der Apple oder Google Wallet der Gäste – und mit dem Crew-Pass auch bei allen Dienstleistern. Für dich heißt das: weniger Rückfragen („Wann fährt der Shuttle?“, „Wo sitze ich?“) und ein direkter Draht zu allen Handys, wenn sich am Tag etwas ändert.

Wo du ihn einrichtest#

1. 1

   Hochzeit wählen

   Im Planner-Bereich RSVP-Gästeseite öffnen und oben die Hochzeit deines Kunden auswählen.

2. 2

   Tab RSVP

   Im Tab RSVP findest du die Karte „Wallet-Pass (Apple & Google)“.

3. 3

   Schalter prüfen

   Gäste-Pass, Tisch aufdecken und Crew-Pass sind für jede Hochzeit standardmäßig an – du musst nichts einschalten. Möchte das Paar etwas davon nicht, den Schalter ausschalten und Speichern.

Das Paar sieht dieselbe Karte in seinem Dashboard. Ihr arbeitet also an denselben Einstellungen – was du speicherst, sieht das Paar sofort und umgekehrt. Für Änderungen ist ein aktives Abo nötig.

Checkliste vor dem Hochzeitstag#

1. 1

   Programm mit Uhrzeiten

   Das Hauptevent braucht eine Uhrzeit – sonst gibt es keine Erinnerung am Vortag. Programmpunkte für die Crew im Zeitplan als für Dienstleister sichtbar markieren.

2. 2

   Orte bestätigen

   Unter „Hinweis auf dem Sperrbildschirm vor Ort“ jeden Pin prüfen und „Ort bestätigen“ tippen. Die Karte zeigt z. B. „3 von 4 Orten bestätigt“. Ungeprüfte Pins werden nie verwendet.

3. 3

   Sitzplan pro Tag

   Soll der Tisch aufgedeckt werden, braucht jeder Tag einen Plan in „Sitzplan für den Caterer“. Tage mit „Kein Sitzplan – kein Tisch“ zeigen keinen Tisch.

4. 4

   Shuttles fest buchen

   Die Erinnerung etwa 15 Minuten vor Abfahrt geht nur an Gäste mit fest gebuchtem Platz – nicht an die Warteliste.

5. 5

   Crew-Pass verteilen

   Den Link aus der Karte kopieren und an deine Dienstleister schicken. Er darf weitergegeben werden, und im Vendor Hub gibt es zusätzlich den Button „Crew-Pass“.

Der Crew-Pass#

Ablauf

Alle Programmpunkte, die für Dienstleister sichtbar sind – immer aktuell.

Location

Adresse und Zeiten auf einen Blick.

Sperrstunde

Musikende bzw. Nachtruhe aus den Vendor-Hub-Einstellungen.

Vendor Hub

Direkter Link zu allen Details, Kontakten und dem Sitzplan für den Caterer.

Es gibt einen Crew-Pass pro Hochzeit für das ganze Team. Ist der Vendor Hub mit einem Zugangscode geschützt, fragt auch die Crew-Seite danach – ohne Code ist nichts vom Ablauf zu sehen.

Nachrichten am Hochzeitstag#

Unter „Eigene Nachricht“ schickst du eine Zeile direkt auf den Sperrbildschirm – ideal für das, was sich erst am Tag ergibt:

• „Die Trauung beginnt 15 Minuten später – genießt noch den Sekt im Garten.“
• „Der Shuttle zum Hotel fährt heute schon um 00:30 Uhr.“
• „Regenplan: Der Empfang findet im Wintergarten statt.“

Gäste

Alle Gäste, ein Programmpunkt, ein Tag, eine Gruppe oder eine bestimmte Shuttle-Fahrt.

Dienstleister

Alle Geräte mit dem Crew-Pass.

Vor dem Senden siehst du, wie viele einen Pass haben (z. B. „18/24 mit Pass“), und nach dem Senden „Wird an 18 Pässe verschickt.“ Wer keinen Pass hat, erreichst du per E-Mail oder WhatsApp; einzelne Gäste per SMS oder E-Mail aus der Gästeliste.

Viele Hinweise musst du gar nicht schreiben: Erinnerung am Vortag, geänderte Uhrzeiten oder Orte, Tisch am Morgen, Shuttle kurz vor Abfahrt und das Dankeschön am Tag danach verschickt der Pass von selbst – jeweils nur einmal.

Überblick behalten#

• Unter dem Gäste-Pass-Schalter steht z. B. „Für 42 Gäste wurden Pässe erstellt. 31 davon haben auf „Hinzufügen“ getippt.“
• Gäste ohne Pass sind kein Problem – die Gästeseite enthält weiterhin alle Infos. Der Pass ist ein Extra, kein Pflichtweg.
• Wird der Gäste-Pass ausgeschaltet, werden alle bestehenden Gäste-Pässe ungültig. Sag das deinen Kunden, bevor ihr ihn kurz vor der Hochzeit ausschaltet.