Planner Pro: Budget Pro verstehen – von der Schätzung bis zur Abrechnung

Budget Pro ist die Kostenplanung für eine einzelne Hochzeit. Du öffnest es über Planner → Hochzeiten → Hochzeit auswählen → Budget (oder über Planner → Budgets, wo alle Hochzeiten nebeneinander liegen). Wenn du bisher mit Excel gearbeitet hast: Stell dir Budget Pro als eine Tabelle vor, die mitdenkt – sie rechnet Gästezahlen, Steuern und Zahlungen selbst nach, zeigt dem Paar nur, was es sehen soll, und warnt dich, bevor etwas aus dem Ruder läuft.

So ist der Bildschirm aufgebaut#

Kopfzeile

Name des Paares, Hochzeitsdatum und Countdown. Rechts die Umschalter Interner Blick / Paar-Blick, Netto / Brutto sowie die Aktionen Exportieren, Mit dem Paar teilen, Angebot importieren, Kostenvoranschlag, Als Angebot und Budget schätzen.

Phasen-Leiste

Vier Kästchen: Schätzen → Abstimmen → Buchen & Tracken → Abrechnen. Die aktive Phase ist hervorgehoben und nennt den Grund („3 von 12 Positionen warten auf Freigabe“). Du musst hier nichts klicken – die Leiste liest sich aus deinen Daten selbst ab.

Kennzahlen

Vier Karten: Gesamtbudget (Summe aller Kundenpreise), Bezahlt, Ausstehend und Überfällig – plus ein Fortschrittsbalken, wie viel Prozent bereits bezahlt sind.

Drei Tabs

Budget (die Tabelle, in der du arbeitest), Übersicht (Baseline-Vergleich, Marge, Kategorien, Frühwarnung) und Zahlungen (jede einzelne Anzahlung und Rate).

Die vier Phasen im Ablauf#

1. 1

   Schätzen

   Du erstellst einen ersten Entwurf mit Kategorien und Positionen. Beträge sind noch Spannen und Erfahrungswerte. Ende der Phase: Alle Positionen stehen, du frierst die Baseline ein.

2. 2

   Abstimmen

   Das Paar sieht die Kostenübersicht (per Link oder in seinem Dashboard) und gibt jede Position frei oder schlägt Änderungen vor. Die Phasen-Leiste zählt herunter, wie viele Positionen noch offen sind.

3. 3

   Buchen & Tracken

   Du buchst Dienstleister, setzt den Status der Positionen („Gebucht“, „Teilweise bezahlt“, …) und erfasst Zahlungen mit Fälligkeit. Budget Pro vergleicht laufend den heutigen Stand gegen die eingefrorene Schätzung und meldet Überfälliges.

4. 4

   Abrechnen

   Alle Zahlungen sind beglichen oder die Hochzeit ist vorbei. Du siehst die finale Marge und exportierst die Kostenaufstellung als PDF oder Excel für das Paar.

Tab „Budget“: Positionen anlegen und pflegen#

Die Tabelle ist nach Kategorien gegliedert (Location, Catering, Foto & Video, Dekoration …). Darunter liegen die Positionen – die eigentlichen Kostenpunkte. Klicke auf einen Wert, um ihn direkt in der Zelle zu ändern; gespeichert wird sofort.

Bezeichnung & Kategorie

Der Name, den auch das Paar liest – also „Hochzeitstorte, 3-stöckig“ statt „Torte Meier“.

Einkauf (netto)

Was der Dienstleister dir berechnet. Nur intern sichtbar.

Kundenpreis (netto)

Was das Paar zahlt. Daraus ergibt sich das Gesamtbudget und deine Marge (Kundenpreis minus Einkauf).

Status

Geplant → Angefragt → Angebot → Gebucht → Teilweise bezahlt → Bezahlt (oder Überfällig / Storniert). Erst ab „Gebucht“ gilt eine Position als fest zugesagte Kosten.

Für das Paar sichtbar

Schalte einzelne Positionen auf „intern“, wenn das Paar sie nicht sehen soll (z. B. deine eigene Planungsgebühr als Puffer oder eine Alternative, die du noch prüfst).

Pauschale oder pro Gast?

Beim Anlegen einer Position wählst du Pauschale (ein fester Betrag, z. B. Fotograf) oder pro Gast (Preis × Gästezahl, z. B. Menü, Getränke, Gastgeschenke). Bei „pro Gast“ rechnet Budget Pro zweimal: Die Schätzung nutzt deine geschätzte Gästezahl (oben in der Tabelle einstellbar), der Ist-Wert nutzt die tatsächlich anwesenden Personen aus der Gästeliste des Paares – inklusive Begleitungen und Kindern. Sagt jemand ab, sinkt der Ist-Wert automatisch. Du musst nichts nachrechnen.

Mit dem Paar abstimmen: Teilen und Freigabe#

Klicke auf Mit dem Paar teilen. Hat das Paar bereits Dashboard-Zugang, siehst du das Budget dort live und kannst eine kurze Nachricht mitschicken. Hat es noch kein Konto, erzeugst du einen Link, über den das Paar die Kostenübersicht ohne Anmeldung sieht. In beiden Fällen sieht das Paar ausschließlich den Paar-Blick: Kundenpreise, keine Marge, keine internen Positionen.

Das Paar kann jede Position freigeben oder eine neue vorschlagen. Freigaben erscheinen bei dir in der Tabelle; die Phasen-Leiste springt von „Abstimmen“ auf „Buchen & Tracken“, sobald keine sichtbare Position mehr offen ist. Den Link kannst du jederzeit widerrufen.

Tab „Übersicht“: Baseline, Marge und Frühwarnung#

Schätzung einfrieren (Baseline)

Die Baseline friert eure Schätzungen ein – nur die Schätzungen, nie die vereinbarten Preise. Klicke im Tab Übersicht auf Schätzung jetzt einfrieren, sobald das Paar die Schätzung abgenommen hat. Ab dann zeigt Schätzung vs. heute pro Kategorie drei Spalten: Schätzung (der eingefrorene Stand), Heute (vereinbarter Preis, sonst aktuelle Schätzung) und Bezahlt. Steigt eine Kategorie oder kommt eine neue dazu, siehst du die Abweichung sofort – das ist die Grundlage für das Gespräch mit dem Paar, wenn Wünsche dazukommen. Neu einfrieren ersetzt den Stand und löscht damit die bisherigen Abweichungen; das ist nur sinnvoll, wenn das Paar eine überarbeitete Schätzung neu abgenommen hat.

Meine Marge (nur intern)

Die Karte summiert Kundenpreis minus Einkauf über alle nicht stornierten Positionen und zeigt die Marge in Euro und in Prozent vom Verkaufspreis, aufgeschlüsselt nach Kategorien. Sie ist im Paar-Blick unsichtbar und nie Teil eines Exports.

Frühwarnung

Erscheint nur, wenn etwas auffällt: überfällige Zahlungen, Kategorien deutlich über Baseline, ungebuchte Positionen kurz vor dem Termin. Jede Warnung ist als Kritisch, Warnung oder Hinweis eingestuft und in einem Satz zusammengefasst. Ist alles im Plan, bleibt die Karte weg.

Darunter: Ausgaben nach Kategorie (Balken mit Anteil am Gesamtbudget) und Anstehende Zahlungen (die nächsten fünf Fälligkeiten, überfällige rot).

Tab „Zahlungen“: Anzahlungen, Raten und Fälligkeiten#

Jede Zahlung gehört zu einer Position und hat Bezeichnung, Betrag (netto, mit MwSt.-Satz), Fälligkeitsdatum und optional eine Erinnerung x Tage vorher. Über Zahlung hinzufügen kannst du einen Betrag direkt in einen Zahlungsplan aufteilen – Budget Pro schlägt 50 % Anzahlung und 50 % Restzahlung vor, du fügst beliebig weitere Raten hinzu.

• Als bezahlt markieren, sobald Geld geflossen ist – die Kennzahlen „Bezahlt / Ausstehend / Überfällig“ und die Phasen-Leiste aktualisieren sich sofort.
• Ein Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit ohne Zahlungseingang wird automatisch Überfällig – ganz oben in der Frühwarnung.
• Zahlungen, die per Angebot importieren erkannt wurden, landen hier bereits fertig angelegt.

Exportieren und abrechnen#

Über Exportieren erhältst du die Kostenaufstellung als PDF (mit deinem Branding), Excel oder CSV. Alle drei enthalten ausschließlich die Paar-Sicht: Kundenpreise, Status und Zahlungen – niemals Einkaufspreise oder Marge. Damit kannst du die Datei bedenkenlos an das Paar oder dessen Familie weitergeben.

Empfohlener Ablauf für deine erste Hochzeit#

1. 1Hochzeit öffnen → Budget → Budget schätzen durchklicken und Vorschlag übernehmen.
2. 2Geschätzte Gästezahl oben in der Tabelle eintragen; Menü, Getränke und Gastgeschenke auf pro Gast stellen.
3. 3Einkaufspreise aus vorliegenden Angeboten eintragen (oder per Angebot importieren), Kundenpreise festlegen – Interner Blick zeigt deine Marge.
4. 4Kurz in den Paar-Blick wechseln und prüfen, ob alles verständlich benannt ist. Dann Mit dem Paar teilen.
5. 5Sobald das Paar freigegeben hat: Tab Übersicht → Schätzung jetzt einfrieren.
6. 6Beim Buchen den Status der Positionen setzen und Zahlungen mit Fälligkeit anlegen; Erinnerungen aktivieren.
7. 7Nach der Hochzeit: offene Zahlungen abhaken, Exportieren → PDF an das Paar.